3 Ansätze Projekt Management im Start-Up einzuführen

Die Ausgangssituation

Wie kann Projektmanagement in einem Start-Up eingeführt werden? Ein Spezialist im High-Tech-Sektor hat acht Mitarbeiter, alles High-Tech Experten. Beim Projektmanagement ist das Wissen dagegen wenig (bis gar nicht) ausgeprägt. Aus der Umsetzung von Entwicklungsaufträgen ist phasenweise Vorgehensweise und verteiltes Arbeiten bekannt. Aus Kapazitätsgründen kommt es zum zeitlichen Verzug. Daher die Fragen beim Stammtisch: Wie könnte grundsätzlich vorgegangen werden? Was sind Mindestanforderungen (u.a. für größere Partner)? Und wie könnte ein Qualitätsanspruch sichergestellt werden?

Die Lösungsansätze

Ein erster Ansatz wäre, zu täglichen Problemen im Projekt Lösungen anzubieten, anstatt zu versuchen direkt das komplette Projektmanagement-Vorgehen einzuführen. Zum geschilderten Zeitverzug könnte eine konkrete Lösung die Einführung eines Kanban-Boards sein, um anstehende Aufgaben zu koordinieren bzw. auf die verfügbaren Ressourcen zu verteilen. In einem weiteren Schritt könnten dann Zieltermine, Aufwände oder Prioritäten ergänzt werden und so Schritt für Schritt die Grundzüge des Projektmanagements mit einfließen zu lassen. Dabei sind die erlebbaren Erfolge für die Beteiligten wichtiger als die Theorie. Die Theorie ist erst dann wieder gefragt, wenn es für ein auftretendes Problem eine Methode oder ein Tool gibt, welche sich für die Situation adaptieren lässt, um eine Lösung zu finden. Wenn sich ein zertifizierter PMP so einbringen kann, wird das von den Betroffenen als Hilfe empfunden und weniger den erhobenen Zeigefinger wahrgenommen.

Ein zweiter Ansatz wäre, Prozesse, Methoden oder Tools auf ein Minimum zu reduzieren, anstatt komplett „überzustülpen". Zum Beispiel, indem man anstelle von vielen Meilensteinen oder Quality Gates mit nur zweien startet: eines zu Beginn des Projektes, in dem die Frage beantwortet wird, ob alle notwendigen Informationen vorliegen, um das Projekt sinnvoll starten zu können. Zum Anderen eins für den Abschluss, in dem die Frage beantwortet wird, ob alles erledigt ist und der Kunde mit dem Ergebnis arbeiten kann, ggf. auch das alle Compliance-Anforderungen erfüllt sind.

Die Anwesenden waren sich größtenteils darüber einig, dass die meisten Menschen entsprechend strukturiert arbeiten. D.h. jede*r überlegt, wie eine Aufgabe angegangen werden muss (im Sinne von zerlegen, planen, umsetzen, ggf. testen), um sie erfolgreich zu erledigen. Vieles passiert dabei im Kopf und wird nicht notiert. Auf dieser Überlegung wurde ein dritter Ansatz diskutiert, dass ein entsprechendes Tool die Arbeit automatisieren könnte. Wenn den Beteiligten der Vorteil bekannt ist, wieso es hilfreich ist, eine Anforderungs-, Test- oder Benutzerdokumentation zu haben, dann kann das Tool die einzelnen kleinen Informationseinheiten verknüpfen und als Dokument ausgeben. Wenn das Tool einen Workflow beinhaltet, dann könnten damit Aufgaben zugewiesen werden und wenn das Tool zudem in der Lage wäre zu bestimmten Zeitpunkten einen Fertigstellungsgrad zu messen, dann könnten wiederum automatisiert Statusreports erstellt werden und ggf. Risiken überwacht werden. Damit wird ein strukturiertes und wiederholbares Vorgehen sichergestellt, was größeren Partnern häufig hilft, um den eigenen Ansprüchen Genüge zu tun. Somit steht und fällt dies mit der Überzeugungsarbeit, das Wissen aus den Köpfen auf Papier zu bringen.

Als Fazit lässt sich festhalten, dass es wichtig ist, möglichst einfach (Schritt für Schritt) vorzugehen und dabei alle mitzunehmen, um gemeinsam Ergebnisse und gemeinsam Erfolge zu feiern.