3 Hebel, wenn die Zeit fix ist

Wie agierst du in der (Teil-)Projektleitung beim limitierten Faktor Zeit? Folgende Tipps helfen dir, wenn sich der Endtermin in deinem Projekt nicht verschieben lässt und kein Puffer enthalten ist.

1. Scope priorisieren

Wenn die Zeit begrenzt ist und eine Verzögerung ausgeschlossen ist, lautet die Empfehlung ganz besonders auf den Scope zu achten. Zum einen diesen klar herausarbeiten und zu priorisieren. Zielsetzung ist es, dass die sogenannten „Must-Haves" allen Stakeholdern bekannt sind (Stichwort: Transparenz). Und im Anschluss gemeinsam mit den Stakeholdern zusätzlich auf das fokussieren, was absolut wichtig ist.

Dieser erarbeite Projektumfang sollte sehr genau analysiert werden, um herauszufinden, was mit den verfügbaren Ressourcen in der vorgegebenen Zeit realistisch umsetzbar ist (und was nicht!). Zudem der Hinweis mit dem*r Auftraggeber*In abstimmen, ob die Umsetzung beschleunigt werden kann (z.B. mehr Budget oder Kompressionsverfahren, etc.).

2. Kommunikation optimieren

Ins Team hinein nimmt die Kommunikation in solchen Projekten einen besonders hohen Stellenwert ein. Zum einen ist es sehr wichtig, dass alle die Gesamtsituation kennen (Stichwort: Storytelling). Zum anderen sollte die Projektleitung bei solchen Projekten ganz besonders darauf achten, dass die relevanten Informationen zur Erledigung einzelner Aufgaben den Verantwortlichen rechtzeitig zur Verfügung stehen, um Verzögerungen zu vermeiden.

Zudem wird die Anwesenheit der Projektleitung im Team als Wertschätzung wahrgenommen. So hat die Projektleitung die Möglichkeit alle im Team zu motivieren bzw. „bei Laune zu halten". Und in diesem Fall ähnlich der Aufgabe eines Scrum Masters erkannte Hindernisse umgehend aus dem Weg zu räumen. D.h. „mit gutem Beispiel" kann die Projektleitung etwas für die Teamperformance zu tun.

Und mit dem Lenkungsausschuss und/oder mit dem*r Auftraggeber*In könnten schnelle Entscheidungswege (bei entsprechend Vorbereitung) vereinbart werden. Alternativ könnten der Projektleitung entsprechende Kompetenzen (Stichwort: Leadership) übertragen werden, um schnelle Entscheidungen treffen zu können.

3. Qualitätssicherung als Indikator nutzen

Einerseits überwiegt der Vorteil den Status in so einem Fall tagesaktuell zu tracken. Im Fokus steht die Restarbeit. Mittels Burn-Down-Chart kann dem Team der aktuelle Status visualisiert werden, um zu wissen wo das Projekt steht. Zudem hat es sich bewährt täglich ein kurzes Status-Meeting (Stichwort: Daily) durchzuführen.

Andererseits, mit Blick auf den Scope, ist frühes Feedback notwendig, da solchen Projekten keine Zeit für mehrere Korrekturschleifen am Ende bleibt. Entsprechend ist es notwendig früh messbaren Output zu bewerten. Ein bestandener Test kann von der Projektleitung genutzt werden, um für das Projekt Werbung zu machen (Stichwort: Erfolgsgeschichte). Mängel können zum Anlass genommen werden, mit dem Lenkungsausschuss nochmals die Ziele zu hinterfragen (Stichwort: Magisches Dreieck). Wohl wissend, dass das sicherlich nicht einfach ist.

Fazit

Ein Projekt unter solchen Bedingungen durchzuführen, bedeutet fast die ganze Zeit ähnlich eines Krisenmodus zu agieren. Erstaunlich ist allerdings, wie viele Methoden bzw. Tools / Begriffe genannt sind, die den meisten im Zusammenhang mit agilen Arbeiten (u.a. in Sprints) bekannt sind, um Lösungen bzw. die notwendige Fokussierung zu erzielen. Wenn ein Projektteam unter Zeitdruck sich beeilt, dann sprintet es, so gesehen ist der Zusammenhang auch sprachlich nicht von der Hand zu weisen.
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