Nachhaltigkeit – 3x3 Impulse zur Zeitverwendung im Projekt

Beim Stuttgarter Stammtisch wurden drei Fragen diskutiert: 

Was ist Zeitverschwendung (im Kontext von Projekten)?
Wie können wir diese erkennen? 
Und wie können wir sie vermeiden? 

Nachfolgend jeweils drei Impulse unserer Expert:innen:

A Zeitverschwendung

1) Zeitverschwendung wurde als Leerlauf bezeichnet. D.h. es vergeht Zeit, die mit Blick auf das Projektziel effektiver verwendet werden könnte. Oder etwas provokanter formuliert: immer dann, wenn nicht fokussiert aufs Projektziel hingearbeitet wird, wird Zeit verschwendet.
2) Die Zeit zur Fehlerbehebung zählt ebenfalls zur Zeitverschwendung, da zusätzliche Nacharbeit notwendig ist. Durch Versäumnisse, z.B. unklare Anforderungen oder mangelnde Qualität, ist zusätzliche Zeit notwendig, die vermieden werden könnte.
3) Ungeplante Tätigkeiten führen auch zu Zeitverschwendung, da neben der Zeit für die Erledigung auch Zeit für die Umorganisation benötigt wird.

Allerdings ist Zeitverschwendung relativ, da sie grundsätzlich vom Kontext abhängig ist. Entsprechend dieses Hinweises aus der Runde sollten im Zweifel die Umstände etwas genauer beleuchtet werden.

B Zeitverschwendung erkennen

1) Die am häufigsten genannte Ursache für Zeitverschwendung ist mangelnder Fokus auf die Erreichung des Projektziels.
2) Weitere Indizien kann sein, wenn nur ein Teil der Lieferung erfolgt. Ein Bauchgefühl entsteht, dass sich da jemand durchmogeln will. Eine wirklich herausfordernde Situation für Projektleitende, weil eben Teillieferungen erfolgt sind und es möglicherweise nicht auf den ersten Blick erkennbar ist.
3) Einfacher ist es, wenn eindeutig erkennbar ist, dass Motivation oder das Know-How fehlt (z.B. Low Performer). Vorteil ist, dass es früher bemerkt wird. Das bedeutet nicht, dass eine Lösung dadurch einfacher ist, als beim vorherigen. Auch das ist von der Situation abhängig.

C Zeitverschwendung vermeiden

1) Zum einen kann Zeitverschwendung durch Motivation vermieden werden, indem entsprechend positives Verhalten bzw. zügige Zielerreichung belohnt wird. Projektleitende sollten auch immer ein Vorbild geben.
2) Zum anderen kann Disziplin dazu beitragen, Zeitverschwendung zu vermeiden, indem konsequent (Ergebnis-) Protokolle geführt werden. Aufgaben werden mit Anforderungen konkret formuliert (was ist das Ergebnis), Verantwortung und Liefertermine klar definiert. Die Erledigung sollte natürlich konsequent nachgehalten werden.
3) Ein dritter Impuls ist, mit dem Commitment von kurzen Wegen, direkter Kommunikation sowie dem gemeinsamen Verständnis zu arbeiten. Je früher Abweichungen bekannt sind, um so besser, denn um so eher kann reagiert werden und um so mehr Zeit bleibt.

Weitere Erkenntnis

Zeitverschwendung ist unabhängig von der Vorgehensweise. Somit können die aufgezählten Impulse sowohl beim agilen als auch beim plangetrieben Ansatz Indikatoren und Impulse sein, um sich als Verantwortliche mit dem Thema auseinanderzusetzen.
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Comments 1

Marco Jacob on Mittwoch, 30. August 2023 22:54

Meetings sind immer ein Garant für Zeitverschwendung. Da gibt es Möglichkeiten und da habe ich schon einiges an Erfahrung gesammelt.

Schade finde ich, dass ihr auf mangelnde Qualität von Anforderungen und Umsetzung nicht weiter eingegangen seid. Je später Fehler behoben werden, desto teurer. Darum sollte im Vorfeld auch geklärt sein, wie für Qualität gesorgt werden soll. Dies sollte auch regelmäßig nachgehalten werden.

"Belohnung" von positiven Verhalten finde ich schwierig. Gutes Verhalten positiv hervorzuheben (aber nicht zu sehr), z.B. ein kleines "super gemacht", finde ich prima. Aber "Belohnung" im Team hat für mich ein "Geschmäckle".

Meetings sind immer ein Garant für Zeitverschwendung. Da gibt es Möglichkeiten und da habe ich schon einiges an Erfahrung gesammelt. Schade finde ich, dass ihr auf mangelnde Qualität von Anforderungen und Umsetzung nicht weiter eingegangen seid. Je später Fehler behoben werden, desto teurer. Darum sollte im Vorfeld auch geklärt sein, wie für Qualität gesorgt werden soll. Dies sollte auch regelmäßig nachgehalten werden. "Belohnung" von positiven Verhalten finde ich schwierig. Gutes Verhalten positiv hervorzuheben (aber nicht zu sehr), z.B. ein kleines "super gemacht", finde ich prima. Aber "Belohnung" im Team hat für mich ein "Geschmäckle".
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