Schon mal einen „Project Execution Masterplan“ bei einer gemeinnützigen Organisation eingeführt?

Warum überhaupt ein Projektmanagement-Plan?

Der Projekt Management Plan oder auch bekannt als Projektmanagement-Handbuch ist laut PMBOK® Guide – Sixth Edition das Dokument, das beschreibt, wie ein Projekt durchgeführt und im Monitoring verfolgt und gesteuert werden soll (s. PMBOK® 6, S. 34, 72, 82 ff.). Üblicherweise werden diese Schritte gemeinsam im Projektteam zu Anfang eines Projekts festgelegt und abgestimmt, nachträgliche Änderungen im Verlauf des Projekts sind aber möglich. Es ist das zentrale Dokument eines Projekts. Sicher kann man es auch einmal entwickeln und dann für viele gleichartige Projekte wiederverwenden. Die strenge Sicht, dieses für alle Projekte zu verlangen, wurde mit dem neuen PMBOK® Guide – Seventh Edition ein wenig aufgegeben. Für kleine Projekte wird dies als nicht effizient angesehen (vgl. PMBOK® Guide (2021), S. 67, 186) – an seiner grundsätzlichen Art hat sich aber nichts geändert (vgl. ebd. u. S. 245).

Sicher ist es aber auch kein leichtes Unterfangen, und noch viel schwieriger, wenn man gleichzeitig auch erst einmal Projektmanagement-Kompetenz vermitteln und aufbauen muss, während man so einen Projektmanagement-Plan entwickelt.

Projektmanagement-Plan für eine gemeinnützige Organisation

So war es z. B. bei Chris Schiebel gewesen, einem Volunteer des PMI Germany Chapter e. V., der für unser Social Responsibility Programm ein Kooperationsprojekt mit dem WECF e. V. Deutschland leitete, mit der klaren gemeinsamen Vision, ein professionelles Projektmanagement bei WECF einzuführen und aufzubauen, mit dem folgenden beabsichtigten Nutzen:

  • •Einführung einer einheitlichen, auf Standard-Methoden basierenden Projektabwicklung
  • •Definition von Strukturen und Templates zur einheitlichen Projekt-Dokumentation mit dem Ziel der Effizienzsteigerung, Wissenssicherung und Wiederverwendung in Folgeprojekten
  • •Bessere Übersicht über den Projektstatus
  • •Weniger Aufwand für das regelmäßige Reporting an die Geldgeber/Donoren
  • •Frühzeitiges Erkennen und Abmildern von Risiken

Der WECF e.V. Deutschland ist ein gemeinnütziger Verein mit Sitz in München und Mitglied im internationalen Netzwerk WECF (steht für Women Engage for a Common Future, Link: https://www.wecf.org), zu dem über 150 Frauen-, Umwelt- und Gesundheitsorganisationen gehören, die gemeinnützige Projekte in 50 Ländern durchführen – gemeinsam und in Kooperation mit internationalen Partner*innen mit dem Ziel, eine gerechte, nachhaltige und gesunde Umwelt für alle zu schaffen.

WECF arbeitet grundsätzlich an einer Vielzahl von Projekten in verschiedenen Ländern und zu mehreren Themen, die sich vor allem in ihrer Komplexität und dem Maß an vorgegebener Struktur stark unterscheiden. Deshalb wurden im Rahmen der Kooperation insbesondere Projekte als „Pilot" ins Auge gefasst, die überwiegend eigenständig von WECF strukturiert und gemanagt werden. Ein Pilotprojekt war z. B. „Grüne Energie in Bürger*innenhand" in Äthiopien, bei dem gemeinsam mit lokalen Organisationen ländliche Lösungen für die Produktion erneuerbarer Energien entwickelt werden.

Projektmanagement-Handbuch als Ziel

Ein Projektmanagement-Handbuch zu erarbeiten war dabei Hauptziel der gemeinsamen Initiative unter dem Namen „Project Execution Masterplan". Das vermittelte Projektmanagement-Wissen sollte schrittweise als neuer Standard zur Anwendung gebracht werden. Dazu wurden zwischen August 2019 und Mai 2021 in zehn mehrstündigen Workshops die Projektbeteiligten geschult und gemeinsam die angewandten Methoden WECF-spezifisch verfeinert. Der Ansatz, mit dem „Project Execution Masterplan" Projekte strukturiert und nachhaltig managen zu können, basierte dabei auf einer eigens aus dem PMBOK® Guide 6th Edition (vgl. PMBOK® 6) abgeleiteten Struktur und darin beschriebenen Schlüsseldokumenten.

Gleich zu Beginn des Kollaborations-Projekts wurden gemeinsam mit Chris Schiebel Steckbriefe und Stakeholder-Analysen erstellt, die als Grundlage für die Planungsphase dienten. Die Mitarbeitenden wurden mit Budgetplanungen, insbesondere Schätzmethoden und dem Risikomanagement vertraut gemacht. In der Ausführungsphase wurde für die Mitarbeitenden ersichtlich, wie wichtig die Dokumentationen von Ergebnissen und ‚Lessons Learned' sind. Dadurch kann WECF auf bereits vorhandene Erfahrungen und die einsatzbereite Expertise im Netzwerk zurückgreifen, wertvolle Materialien teilen und Synergien nutzen. Eine einheitliche Reporting-Vorlage sowie Inbetriebnahmeprotokolle sind nur der Beginn eines vereinfachten Monitorings und Abschlusses eines Projekts.

Die Ergebnisse des Trainings und Coachings wurden in einem WECF Projektmanagement (PM)-Handbuch festgehalten. Dazu zählen u. a.

  • -eine klar definierte Ordnerstruktur
  • -Vorlagen zur Projektkonzeption, -planung, -dokumentation, -überwachung und zum Projektabschluss
  • -ein Projektstrukturplan mit Arbeitspaketen
  • -ein Kommunikationsplan

Die Vorlagen tragen mit der erreichten Vereinfachung und Vereinheitlichung zu einer besseren Übersicht des Projektstatus bei.

Ressourcen können nun sinnvoller genutzt und mögliche Engpässe und Risiken frühzeitig erkannt werden. Vor allem für neue Kolleg*innen in der gemeinnützigen Organisation ist das PM-Handbuch eine sehr große Unterstützung, um sich in die Projekte von WECF einzuarbeiten.

Nach über zwei Jahren der sukzessiven Einführung, produktiven Anwendung und Optimierung zeigte sich nun Katharina Habersbrunner, Teamleiterin „Energy, Climate and Gender" WECF e.V. Deutschland, sehr zufrieden: „Durch die Unterstützung wurde WECF befähigt, bessere Ergebnisse für nachhaltige Gesellschaften zu erzielen."

Mittels dieser nun bei WECF vermittelten Projektmanagement-Kompetenzen und des gemeinsam entwickelten „Project Execution Masterplans" hat das PMI Germany Chapter zwar indirekt, aber nachhaltig einen sozialen Beitrag geleistet – eine Kernaufgabe des Social Responsibility Programms, gemeinnützige Organisationen indirekt durch Vermittlung von Projektmanagement-Kompetenz zu unterstützen, was sie sich anders nicht leisten könnten – Hilfe zur Selbsthilfe eben.

Anmerkung: Mehr zum Kooperationspartner WECF Deutschland e.V., dem Hintergrund dieser Initiative und des ausgewählten Pilotprojekts sowie zum Social Responsibility Programm des Chapters gibt es in der Ausgabe 1/2022 des Chaptermagazins und auf PMI Germany Chapter e.V. - Social Responsibility (pmi-gc.de).

Referenzen

[PMBOK® 6] Project Management Institute (2017) A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition. Project Management Institute, Newtown Square, PA

[PMBOK® Guide (2021)] Project Management Institute (2021) A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Seventh Edition. Project Management Institute, Newtown Square, PA 

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Sonntag, 07. August 2022
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