Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) stehen vor besonderen Herausforderungen im Projektmanagement: Digitale Transformation, neue Geschäftsmodelle und Kosteneinsparungsinitiativen müssen parallel zum Tagesgeschäft bewältigt werden – und das mit begrenzten Ressourcen. Die klassischen Projektmanagement-Ansätze sind für KMU oft zu aufwändig, zu langwierig und zu teuer.

Unsere Community of Practice "Pragmatisches Multiprojektmanagement für KMU" entwickelt schlanke, schnell wirkende Methoden speziell für KMU. Wir setzen auf einen Paradigmenwechsel: Statt langwieriger Change-Prozesse, die irgendwann Nutzen bringen sollen, fokussieren wir uns auf schnelle Erfolge, die den Change fast zwangsläufig nach sich ziehen.

Unser Ansatz basiert auf den Prinzipien des Execution Excellence Manifests und schafft innerhalb weniger Tage Transparenz über die Projektlandschaft, beschleunigt die Umsetzung strategischer Initiativen und optimiert das Ressourcenmanagement – mit minimalem administrativen Aufwand und ohne PM-Vorkenntnisse.

Die Motivation hinter dem Execution Excellence Manifest:

In vielen Unternehmen existiert eine signifikante Lücke zwischen strategischer Planung und tatsächlicher Umsetzung. Wenn die Umsetzung stockt, wird oft eine "bessere" – meist detailliertere – Planung gefordert. Dies führt zu erheblichem Mehraufwand für Projektleitungen, während gleichzeitig weniger Zeit für die eigentliche Projektarbeit bleibt.

Der Teufelskreis verstärkt sich, wenn Change-Management-Initiativen die Kern-Ursache nicht adressieren: Zu viele Projekte laufen gleichzeitig. Ein Projekt kann nicht erfolgreich sein, wenn das Team keine angemessene Zeit dafür findet. Das Execution Excellence Manifest bietet einen Ausweg aus diesem Dilemma und hilft Unternehmen, von "mehr Projekte gleichzeitig" zu "mehr Projekte erfolgreich abschließen" zu gelangen.

Die sechs Prinzipien des Execution Excellence Manifests bilden die Grundlage unserer Arbeit:

1. Konzentrieren Sie sich auf Weniges: Fokussieren Sie sich auf Portfolio-Ebene auf die wichtigsten und wertvollsten Projekte. Vermeiden Sie unter allen Umständen eine "geplante Überlastung". Auf Projekt-Ebene planen und monitoren Sie nur wenige, aber aussagekräftige Eckdaten.
2. Steuern Sie Projekte und Portfolio über einfache Kennzahlen. Von Anfang an: Beschränken Sie sich auf standardisierte Kennzahlen, die automatisiert erhoben werden. Betrachten Sie nicht nur die Vergangenheit, sondern auch die Zukunft im Hinblick auf die Zielerreichung. Vertrauen Sie der ehrlichen Einschätzung der Projektleitung.
3. Starten Sie schnell. Verbessern Sie kontinuierlich: Beginnen Sie innerhalb von maximal 2-4 Wochen mit dem Aufbau der Gesamt-Übersicht. Warten Sie nicht auf perfekte Bedingungen. Fangen Sie jetzt an, auch wenn die aktuelle Portfolio-Planung noch nicht optimal ist – gerade dann profitieren Sie am meisten.
4. Visualisieren Sie Projekte und Portfolio: Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten ein gemeinsames Bild von den Eckdaten haben. Geben Sie allen Mitarbeitenden Zugang zur Übersicht des Gesamtportfolios und den aktuellen Kennzahlen. Senken Sie die Zugangsbarrieren auf ein Minimum.
5. Praktizieren Sie Vertrauen und Commitment: Vertrauen Sie der Projektleitung und dem Team, dass sie die abgestimmten Eckdaten einhalten werden. Vermeiden Sie kleinteilige Vorgaben und Micro-Controlling. Lassen Sie sich regelmäßig das explizite Commitment der Projektleitung geben und bieten Sie Unterstützung an, wenn nötig.
6. Nutzen Sie Cloud-Software und KI-Unterstützung gezielt: Stellen Sie eine Cloud-Lösung für die High-Level-Planung und Abschätzung der Eckdaten bereit. Sorgen Sie dafür, dass Kennzahlen, Prognosen und Statusberichte automatisch berechnet werden. Trennen Sie High-Level-Systeme zur Portfolio-Steuerung von Werkzeugen für die Detailplanung.

In Arbeitsgruppen befassen wir uns mit Fragestellungen wie:

• Wie gelingt Veränderung in KMU?
• Change-Management ohne großen Overhead
• Widerstände und Enabler
• Wie rechnet man den Nutzen des Execution-Excellence-Ansatzes?
• Mit welcher Software kann der Execution-Excellence-Ansatz gezielt unterstützt werden?

Best Practice: Wir entwickeln pragmatische Vorgehensweisen für KMU, die ohne große Vorlaufzeit und mit minimalem Aufwand implementiert werden können. Unsere Methoden sind praxiserprobt und auf die besonderen Bedürfnisse von KMU zugeschnitten.

Netzwerken: Wir bieten eine Plattform für den Austausch zwischen Projektmanagement-Experten und KMU-Vertretern. In unseren Arbeitsgruppen werden konkrete Lösungsansätze für typische Herausforderungen erarbeitet.

Publikationen: Wir veröffentlichen Fachartikel, White Papers und Praxisberichte zu Themen des pragmatischen Projektportfoliomanagements für KMU.

Die CoP KMU organisiert regelmäßige virtuelle Arbeitstreffen, in denen die Arbeitsgruppen einmal pro Quartal bzw. bedarfsgesteuert tagen. Hier finden Planung, Abstimmung und fachliche Diskussionen statt.

Aktuell planen wir ein Präsenz-Event für Geschäftsführer und Inhaber von KMU. Das Event findet am 26. März 2026 in München statt und bietet praxisnahe Einblicke in die Umsetzung des Execution Excellence-Ansatzes..  

Diese Community of Practice wird organisiert von Klaus Nitsche und Thomas Koytek.

Kontakt: cop-kmu@pmi-gc.de