Als Projektmanager*innen steht ihr täglich vor der Herausforderung, komplexe Sachverhalte verständlich zu machen. Mein Tipp: greift öfter mal zu Papier und Stift. Es geht dabei weniger um das perfekte Endergebnis – sondern vielmehr um den Prozess, wie ein Bild entsteht und dadurch Klarheit schafft.

Warum Visualisierung wichtig ist 

Eure Gedanken in Bilder zu fassen, zwingt euch, Abstraktes in Konkretes zu übersetzen. Im Prozess, selbst mit einfachsten Skizzen, werden Probleme klarer und Lösungen verständlicher:

• Missverständnisse reduzieren:  Worte allein führen häufig zu Missverständnissen. Ein Bild schafft Klarheit und gemeinsames Verständnis.

• Kreativität fördern:  Beim Zeichnen öffnen sich ganz automatisch neue Perspektiven, die kreative Lösungen ermöglichen.

• Geringe Einstiegshürde: Nicht alle sind digital affin. Mit Zettel und Stift arbeiten wir von Kindesbeinen an – alle fühlen sich abgeholt.

• Der Weg ist das Ziel: Zeichnen soll interaktiv sein – mit Fragen wie: “Wie würdest Du das Zeichnen?”, werden alle eingeladen mitzudenken und mitzuhandeln.

• Entschleunigung: Das Zeichnen und der Dialog dazu brauchen Zeit. Damit kommen auch Leute zu Wort, die es bevorzugen, sich in Ruhe eine Meinung zu bilden statt mit dem erstbesten Gedanken aufzuwarten.

Der größte Wert liegt nicht im fertigen Bild, sondern im Prozess.

Kommunikationsspiele zum Ausprobieren 

Viele sind skeptisch gegenüber den Vorteilen. Für frisch geformte Projekt-Teams gibt es drei kurze Simulationen, die unterhaltsam und lehrreich sind:

• Stille Post: Auch wenn ein Kinderspiel – probiert das mit einem Sachverhalt aus eurem Alltag aus. Das Ergebnis ist auch für Erwachsene immer wieder erstaunlich.

• Zeichnen nach Ansage: Eine Person beschreibt ein (Landschafts-)Bild, andere zeichnen, was sie hören. Ergebnisse variieren stark und verdeutlichen, wie unterschiedlich Sprache verstanden wird.

• Rücken-an-Rücken-Zeichnen: Zwei Personen sitzen Rücken an Rücken, eine Person erklärt, die andere zeichnet. Am besten mit optischen Illusionen wie “Man or Mouse”.  
  

Visualisierung praktisch einsetzen – auch mit KI 

In fast allen Tätigkeiten im Projektmanagement kann ein Blatt Papier und Stift hilfreich sein; drei Beispiele:

• Meetings: Visualisierung hilft enorm dabei, dass alle aufmerksam bleiben, bessere Lösungen erarbeitet werden und mehr Konsens besteht.

• Stakeholder-Kommunikation: Wir alle sind mit PowerPoint vertraut. Live einen Prozess im Dialog visuell aufzubauen bringt alle Beteiligten weiter.

• Als Schnellstart: Bilder in PowerPoint und Co. zu erstellen dauert; probiert mal aus, eine Skizze zu machen, sie abzufotografieren und in Mistral, ChatGPT, Gemini & Co. hochzuladen – ihr werdet erstaunt von den Ergebnissen sein.

Erste Schritte – so fangt ihr direkt an 

Ihr braucht weder besonderes Talent noch teures Equipment:

• Nehmt einen Stift mit sattem schwarz zum Schreiben; holt euch einen zweiten Stift zur Hervorhebung – einen Textmarker hat jede:r.

• Symbolik statt Realismus: geometrische Grundformen, Pfeile, einfache Piktogramme und Strichmännchen reichen völlig aus.

• Stellt im Vorhinein klar: es geht um den Prozess, nicht um das Visuelle.

Denkt dabei immer daran: Es geht um den Prozess, wie eure Bilder entstehen, nicht primär um das Endergebnis.

Mehr davon? 

Wen das Thema Visualisieren, um einen Dialog zu gestalten oder festzuhalten interessiert, der hat hier ein paar Tipps zum Weiterlesen:

• Dan Roam: The Back of the Napkin. 
  Wie ihr mit einfachen Skizzen komplexe Probleme verständlich macht – der Klassiker.

• Brandy Agerbeck: The Idea Shapers. 
  Zeigt praxisnah, wie ihr direkt visuelle Klarheit schafft.

• Ole Qvist-Sørensen & Loa Baastrup: Visual Collaboration. 
  Eine Alternative zur klassischen Strategieberatung mit einfachen und effektiven visuellen Prozessen für verschiedene Aufgaben.

• Martin Hausmann: UZMO – denken mit dem Stift: Visuell präsentieren, dokumentieren und erkunden Das umfassende Buch erklärt die bikablo-Technik: eine einfach zu erlernende Zeichen-Technik, mit der Ideen visuell erkundet, vorgestellt und festgehalten werden.

Natürlich gibt es auch jede Menge Workshops:

• die bikablo Akademie bietet u.a. Workshops Online, in Köln und in Alfter bei Bonn an.

• U.a. Lisa Lotta Lamm, Brandy Agerbeck und Benjamin Felis haben neben vielen anderen ebenso deren Systeme entwickelt und geben neben Vor-Ort oft auch Online-Workshops. 

• Wer es auf die Spitze treiben will: Es gibt sogar einen Visual Facilitator Curriculum mit Zertifikatsabschluss bei der bikablo Akademie – aber das nur für die, die dafür große Leidenschaft entfalten.

Fazit

Das spontane Zeichnen und Skizzieren von Ideen und Dialogen ist meiner Meinung nach unverzichtbare Kompetenz für Projektmanager:innen in einer zunehmend komplexen Projektumgebung. Der Prozess des Zeichnens schafft Klarheit, Verständnis und besseres Teamwork – probiert es aus!

Dennis H. Proksch (PMI-PMP, -RMP, -ACP) ist Geschäftsführer der Proksch GmbH, die KI für Verkehrsbetriebe konzipiert und entwickelt.

Beim nächsten Event der PMI GC Local Group Rheinland am 10.07. 2025 bei der cronn GmbH wird er ein live graphic recording von der Veranstaltung machen – da könnt ihr live entscheiden, ob das begleitende Zeichnen etwas für euch ist. Hier geht es zur Anmeldung: https://pmi-gc.de/event/local-group-event/local-group-rheinland-event-cronn.